مدیریت مستندات سازمانی کنترل نظام‌مند تمام اسناد، از لحظهٔ ایجاد و یا دریافت آن‌ها، تا پردازش، توزیع، سازمان‌دهی، ذخیره‌سازی و بازیابی تا تغییر وضعیت نهایی آن‌ها است. هدف از مدیریت اسناد تحویل سند مناسب به فرد مناسب در زمان مناسب با کمترین هزینهٔ ممکن است. سند اطلاعات ذخیره‌شدهٔ ایجادشده و یا دریافت‌شدهٔ سازمان است که حاوی مدارک عملیات سازمان باشد و برای یک دورهٔ زمانی مشخص ارزش نگهدرای داشته باشد.
معمولاً، اسناد به پنج روش عمده دسته‌بندی می‌شوند:
- با توجه به نوع استفاده
- جایی که از آن‌ها استفاده می‌شود
- ارزشی که برای سازمان دارند
- میزان حساسیت برای سازمان
- میزان رسمیت برای سازمان
اجزای سیستم مدیریت اسناد
یک برنامهٔ مدیریت اسناد جامع شامل ذخیره‌سازی اسناد روی تمام رسانه‌ها، حفظ و یا امحاء اسناد، تطابق با الزامات قانونی بالادستی، مدیریت اسناد جاری و راکد، و حفاظت از اسناد حیاتی است. فعالیت‌های دیگر ممکن است شامل الکترونیکی کردن اسناد، ممیزی اسناد، مدیریت فرم‌ها، پیشگیری از بلایا، آماده‌سازی و احیاء، انتخاب نرم‌افزار مناسب، و الزام و اجرای سیاست‌های مدیریت اسناد باشد.
